De beslissing was uiteindelijk niet zo moeilijk.

De accountmanager beloofde nog steeds de goede dingen. En nu alle inspanningen en geld weggooien en opnieuw beginnen, daar word ook niemand blij van. Je gaat akkoord met de regeling zoals voorgesteld door de leverancier.

  • Dus er komen nieuwe consultants en nu komen er ook programmeurs. Deze keer consultants die aan jouw mensen gaan vragen hoe jouw processen exact lopen. En de programmeurs gaan vrolijk coderen.
  • Het systeem dat eerst nog standaard was wordt nu aan jouw wensen aangepast. Je wordt wel blij van zoveel aandacht en ook jouw medewerkers krijgen het gevoel dat het de goede kant op gaat.
  • De consultants hebben de eerste week een planning gemaakt met jouw medewerkers. Het gaat allemaal wat langer duren maar ja, dan krijg je ook wat je nodig hebt.
  • Als de eerste facturen binnenkomen realiseer je dat je ook een forse prijs gaat betalen om te krijgen wat je nodig hebt.

Er wordt stevig doorgewerkt zowel door de leverancier als jouw medewerkers, er worden dingen “opgeleverd”  en jouw medewerkers moeten gaan testen.

  • Als er getest wordt blijkt dat er nog wel een aantal puntjes op de i gezet moeten worden. Over sommige essentiële wensen moet blijkbaar nog gesproken worden want die zijn niet gerealiseerd. Ook leveren enkele testen nog wel een paar fouten op.
  • Met de fouten gaan de consultants en de programmeurs weer enthousiast aan de slag. Blijkbaar hadden we toch niet alles goed begrepen.
  • Over enkele niet gerealiseerde essentiële wensen krijg je echter een aanvaring met de projectleider. Deze essentiële wensen passen niet in de architectuur van de oplossing van de leverancier en zijn derhalve een “no go”. Het kan eenvoudigweg niet.
  • En ervanuitgaande dat de projectleider echt alle uren wil maken die jij wilt betalen, zijn deze wensen dus echt niet mogelijk.
  • Je gaat nog maar eens met de accountmanager praten. Helaas kan hij hier ook niets aan veranderen, als de projectleider aangeeft dat het niet kan, dan kan de accountmanager daar niets aan veranderen.
  • Daarnaast vertelt de accountmanager je ook dat een groot aantal wijzigingen naar het oordeel van de projectleider niet in het standaard systeem komt omdat andere klanten deze behoeftes niet hebben. Hij vertelt dat jouw systeem daarmee voor een deel een maatwerksysteem is geworden. Je begrijpt niet helemaal waarom hij je dat vertelt.

Een aantal weken later is het systeem opgeleverd en in productie. Je hebt met pijn in je hart alle facturen betaald want de kosten zijn meer dan verdubbeld.

  • Het verhelpen van fouten deed de leverancier niet op eigen kosten, de documentatie voor zover die gemaakt is moest jij betalen en zo kun je nog wel meer dingen bedenken waarvan je de kosten in jouw normale business zonder blikken of blozen bij jouw leverancier zou neerleggen. En hij zou dat ook accepteren want anders zou je naar een ander gaan. Jouw ervaringen zouden in de markt gaan rondzingen en daar wordt jouw leverancier echt niet blij van.
  • Jouw ICT leverancier (b)lijkt echter immuun te zijn voor deze argumentatie. En als je in de markt luistert dan zijn er wel meer verhalen zoals het jouwe, zowel van jouw leverancier als van zijn concurrenten. Maar je bent nu afhankelijk van jouw ICT leverancier en als het systeem hapert en hij lost het niet op kun jij geen business meer doen.
  • Je hebt een maatwerksysteem en alleen jouw leverancier kan je daarmee helpen. De 10% korting op het uurtarief is er weer afgehaald en je realiseert je dat als de leverancier de documentatie (die jij hebt betaald) niet goed genoeg heeft gemaakt, er mensen bij de leverancier weggaan en nieuwe mensen komen, dat jij degene bent die daar last van heeft.
  • Je bent niet blij want je doelen zijn niet gerealiseerd en het heeft je veel meer geld en tijd gekost maar je accepteert het als een “fact of life” en iets waar “iedereen” last van heeft.

Volgende maand gaan we vertellen hoe je deze situatie kunt gaan oplossen.

 

Ondertussen kunnen wij jou helpen om deze situatie te vermijden en de juiste systemen te zoeken bij de processen zoals ze in jouw bedrijf afgewikkeld worden. Geloof niet in het verhaal van de eerste de beste leverancier en laat hem eerst aantonen dat hij kan leveren wat jij nodig hebt. Gooi de concurrentie voordelen van jouw processen niet weg met het eerste de beste systeem.

Jouw bedrijf kan beter floreren als jouw eigen processen ondersteund worden.
Creatieve oplossingen tegen acceptabele kosten dat is waar wij voor zorgen. Wij rusten niet voordat jouw processen ondersteund worden door goede systemen.

Bel of mail voor een goed gesprek over jouw processen!