In mijn vorige blogs ben ik ingegaan op het verdienmodel van een school en de structuur van de personeelskosten. Vandaag ga ik in op de andere kostencomponent de materiële kosten. We hebben gezien dat de personeelskosten maar heel traag mee bewegen met de vraag naar onderwijs en de vergoedingen van de Overheid. Het gedrag van de personeelskosten vergroot daardoor het financiële risico van een school. Ik hoop dat de materiële kosten een ander beeld geven. In deze blog ga ik in op het “gedrag” van de materiële kosten.

De materiële kosten

Aanbesteding en contractduur en een beperkt aantal leveranciers

  • We hebben eerder gezien dat zo’n 80% van het budget opgaat aan personeelskosten en dat betekent dat zo’n 20% resteert voor overige goederen en diensten (onderwijsmiddelen, huisvesting, schoonmaak, energie, ICT etc.).
  • Als we kijken naar deze kostencategorieën dan zien we dat dit ook essentiële diensten (of kosten) zijn voor een school.
  • Naarmate een school groter is en de verwachte kosten in een bepaalde bestedingscategorie groot genoeg is, is een school verplicht om deze diensten aan te besteden. De bedoeling van een aanbesteding is dat de school goederen en diensten inkoopt die beter bij haar vraag past en tegen gunstiger condities. Gunstiger condities betekent niet alleen maar een lage prijs maar ook betere garantie en dergelijke. De tegenhanger van deze betere condities zijn langere contracten met leveranciers. En daarmee verliest een school wat flexibiliteit in de keuze van leveranciers voor bepaalde producten en diensten. In de tegenwoordige aanbestedingen organiseert de inkopende partij dat zij zichzelf niet met een afname verplichting opzadelt. Als dat namelijk wel het geval is heb je als school in feite je budget voor de komende jaren al vastgelegd en ben je elke flexibiliteit kwijt.
  • Het proces van aanbesteden zorgt als het goed is ook voor een brede groep van leveranciers. Maar voor categorieën als schoolboeken, schoolmeubilair en veel schoolspecifieke ICT middelen zijn er maar een handvol leveranciers en dat zorgt niet perse voor hele scherpe inkoopcondities. Benodigde kennis van de specifieke schoolmarkt en kennis van het aanbestedingsproces zorgen ervoor dat toetredingsdrempels voor leveranciers relatief hoog zijn en dat bestaande partijen hun condities nog steeds kunnen opdringen.
  • Al met al kan een school geen beslissing nemen de school niet meer te verwarmen, niet meer schoon te maken, te werken zonder schoolboeken, de docenten niet meer bij te scholen, geen administratie meer te doen, het gebouw niet meer te onderhouden etc.
  • Het gevolg is dat de materiële kosten voor een school ook niet flexibel zijn. Er kan geen beslissing genomen worden om te stoppen met het kopen van goederen en diensten, het aanbestedingsproces leidt tot langere contracten en het aantal beschikbare leveranciers blijft beperkt.

Scholen hebben geen aftrek van BTW

  • Een bijkomende factor is een open deur maar hij is best belangrijk: een school heeft geen recht op aftrek van BTW. Als we kijken het effect daarvan dan zijn met name ingekochte arbeids- en/of personeelskosten “dubbel” zo duur. Allereerst vanwege de winstmarge maar daarnaast door de 20% (lees: 21%) BTW.
  • Als je het vergelijkt met een normaal bedrijf dan is de koopkracht van 1 euro voor scholen zo’n 20% lager dan 1 euro koopkracht in een bedrijf.
  • Ook het inhuren van een ZZP-docent als vervanger vanwege ziekte is relatief duur voor een school.
  • Omdat op personeel in eigen dienst geen BTW rust, is het hebben van eigen personeel relatief goedkoop voor scholen.
  • Schoolorganisaties zullen dus qua kosten geneigd zijn zoveel mogelijk zelf te willen doen. Maar worden daarin geremd doordat van veel specialistische taken geen (volledige en/of uitdagende) baan geboden kan worden. Een ander punt is dat de school CAO minder flexibel is dan de verdiensten in veel bedrijven. Dat is een ander punt waardoor scholen voor veel hooggekwalificeerde/gespecialiseerde mensen weinig aantrekkelijk blijken te zijn.
  • Een school zal vanwege een kostenoogpunt willen kiezen voor eigen personeel. Eigen personeel kent vaak een langere contractduur en een relatief hoog salaris. Als de marktsector een beter salaris biedt, zijn deze mensen onbereikbaar voor een school.

Al met al is het voor scholen lastig om structureel goedkoper te, gaan, werken als het gaat om de materiële kosten. Ook de materiële kosten liggen voor het overgrote deel voor langere termijn vast. De enige categorie kosten die niet of nauwelijks van te voren wordt beperkt door aanbesteding of contracten zijn de sectie-, vak- en docentbudgetten. Docenten organiseren hun kerstversiering of leuke nieuwe lesbenodigdheden gewoon bij de Action of de Zeeman. En dat betekent dat als een school moet bezuinigen dit nog wel eens ten koste gaat van de belangrijkste klant: de leerling. Geen geld meer voor “kerst, leuke dingen, pennen en potloden”.

Al met al zij de materiële kosten van scholen ook geen buffer voor het opvangen van schommelingen in de vergoedingen van de Overheid. Doordat veel materiële kosten contractueel ook langer vastliggen is ook hier sprake van een verhoging van het financiële risico van een school. Het risicoprofiel van een school wordt eerder slechter dan beter als we het gedrag van de twee kosten categorieën meerekenen.

In mijn volgende blog ga ik in op de vraag wat dit betekent voor de inrichting van de interne beheer organisatie.