Je hebt een goed lopend bedrijf met goede processen maar om meer business te doen denk je er goed aan te doen een systeem te kopen. Dan zullen jouw mensen namelijk meer business kunnen leveren; efficiency verhogen: “hoe moeilijk kan het zijn?”.
- Je nodigt drie leveranciers uit met systemen die niet veel lijken te verschillen. De systemen zien er allemaal gelikt uit in de demo, de leveranciers hebben allemaal al veel tevreden klanten en hebben al veel systemen geïmplementeerd. Ze verzekeren je alle drie dat er geen vuiltje aan de lucht zal zijn.
- Je vind het wel moeilijk om een keuze te maken maar het verhaal van die ene leverancier sprak veel meer aan dan dat van de anderen. Het waren sympathieke lui, veel ervaring, zoals gezegd, hoe moeilijk kan het zijn?
- Tijd is geld, niet lullen maar poetsen; en meer van dat soort argumenten, en je besluit in zee te gaan met leverancier X.
- Op het champagne momentje zat je niet echt te wachten maar was wederom erg sympathiek.
Enthousiast gaat leverancier X na een week of vier aan de slag….
- Het was namelijk erg druk, er was veel verkocht en dus waren de consultants nog elders druk.
Het blijkt dan dat de consultants toch wel een wat andere invalshoek hebben dan dat de accountmanager had. - De accountmanager had het over het automatiseren van jouw processen maar de consultants hebben het over uitrollen van het systeem. De vragen die de consultants stellen over hoe het systeem ingericht kan worden blijken wat minder open dan dat je had gedacht. De vrijheid die het systeem toestaat is kennelijk veel kleiner dan jouw indruk was vanuit de eerdere verkoop gesprekken.
- De processen die jij efficiënter wilt maken kennen ze wel, maar het systeem kent een ander procesverloop dan dat bij jou zo succesvol is.
Ook zijn de consultants die bij jou over de vloer komen veel minder brede business “experts” dan dat het systeemlieden zijn. En ze vertellen je ook nog dat het systeem dat veel beter oplost. Ze begrijpen jouw processen eigenlijk niet zo goed. - De eerste barsten worden zichtbaar en je belt de accountmanager maar eens. De accountmanager wil je uiteraard graag helpen. Er kunnen wel wat aanpassingen gemaakt worden aan het systeem zodat het ook jouw processen goed ondersteunt.
- Helaas is het wel zo dat de contracten getekend zijn en dat er geen voorwaarden zijn opgenomen die je kunt gebruiken om nog eens na te denken over je aankoop. Het systeem is door jou gekocht en jouw verwachtingen staan niet op papier in het contract.
- Overigens, aanpassingen op het systeem worden regelmatig door andere klanten verzocht, dus “ook daar zijn we heel ervaren in!”. De rekening van de aanpassingen moeten uiteraard wel door jou betaald worden.
Jouw argument dat die aanpassingen ook voor andere klanten van toepassing kunnen zijn wordt omgezet in 10% korting op het meer dan riante uurtarief.
Wat ga je doen?
Jouw dilemma is een heel moeilijke: betaal je een systeem dat je niet gaat gebruiken en ga je op zoek naar een nieuw systeem of betaal je ook nog eens een substantieel bedrag voor aanpassingen zodat je nog hoop hebt dat het systeem jouw processen in elk geval nog een beetje kan ondersteunen.
Zoals je zelf al eerder had gesteld: tijd is geld! Dus je neemt een beslissing.
Welke beslissing dat is geworden vertel ik volgende maand!
Ondertussen kunnen wij jou helpen om de juiste systemen te zoeken bij de processen zoals ze in jouw bedrijf afgewikkeld worden. Gooi de concurrentie voordelen van jouw processen niet weg met het eerste de beste systeem.
Jouw bedrijf kan beter floreren als jouw eigen processen ondersteund worden.
Creatieve oplossingen tegen acceptabele kosten dat is waar wij voor zorgen. Wij rusten niet voordat jouw processen ondersteund worden door goede systemen.